Jobübersicht:

Die Assistenz der Geschäftsführung unterstützt den Direktor und CEO des Newark Museum of Art in allen Belangen. Zu ihren Aufgaben gehören umfassende administrative Tätigkeiten, die komplexe Terminplanung, die Vorbereitung von Unterlagen für Sitzungen und Vorstandssitzungen, die Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben sowie die Koordination der Kommunikation aus dem Büro des Direktors. Die Assistenz der Geschäftsführung bearbeitet sensible Projekte, übernimmt vielfältige Aufgaben, die für einen reibungslosen und effizienten Ablauf im Büro unerlässlich sind, und stellt sicher, dass der Direktor und CEO bei allen Aktivitäten optimal unterstützt wird.

Arbeitsplan:

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit Anwesenheitspflicht an fünf (5) Tagen pro Woche.

Aufgaben:

• Koordination und Verwaltung des Kalenders des Direktors und CEO, einschließlich Besprechungen, Reisen und Logistik für alle Aktivitäten, an denen der Direktor und CEO beteiligt ist.
• Prioritäten setzen und den Direktor und CEO administrativ unterstützen, um einen effizienten und effektiven Bürobetrieb zu gewährleisten.
• Sie fungieren als Hauptansprechpartner zwischen dem Direktor und internen sowie externen Interessengruppen und bearbeiten die Korrespondenz mit Diplomatie, Diskretion und Professionalität.
• Senden Sie dem Direktor und CEO einen Tagesplan mit den wichtigsten Terminen und Details.
• Projekte, Verpflichtungen und Folgeaufgaben verfolgen, um sicherzustellen, dass Fristen und Verantwortlichkeiten eingehalten werden.
• Erstellen Sie Management-Briefing-Unterlagen, Hintergrundmaterialien und Präsentationen zur Unterstützung von Besprechungen und Entscheidungsfindungsprozessen.
• Verfassen und Bearbeiten von Korrespondenz, Berichten und Präsentationen im Auftrag des Direktors und CEO.
• Sie fungieren als zentrale Anlaufstelle zwischen dem Direktor und CEO und den Mitarbeitern und helfen bei der Koordination der Kommunikation und der nächsten Schritte.
• Pflege und Organisation von Akten, Aufzeichnungen und Kontaktlisten für das Büro des Direktors und CEO.
• Budget und Ausgaben des Direktors und CEO überwachen und verwalten.
• Spesenabrechnungen und Erstattungsanträge erstellen und bearbeiten.
• Unterstützung von Sonderprojekten und Initiativen unter der Leitung des Direktors und CEO.
• Koordination von Terminplanung und Kommunikation zwischen dem Direktor und CEO und dem Kuratorium.
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Verteilung von Materialien für Vorstands- und Ausschusssitzungen, einschließlich Tagesordnungen, Protokollen und Begleitdokumenten.
• Die Logistik für Vorstandssitzungen, Klausurtagungen und Ausschusssitzungen in Abstimmung mit dem Verwaltungsleiter organisieren.
• Protokollieren Sie Besprechungsnotizen und verfolgen Sie Aktionspunkte, um die Nachbereitung zu unterstützen.
• Führen Sie die Vorstandsprotokolle und Governance-Dokumente sorgfältig und diskret.
• Führen von Aufzeichnungen für den Verwaltungsrat, einschließlich Biografien, Porträtfotos und Ausschusslisten.
• Pflegen Sie alle Beziehungen professionell, einfühlsam und vertraulich.
• Unterstützung bei der Koordination von Organisationsinitiativen-Meetings mit Beteiligung des Direktors und CEO; Sicherstellung, dass der Direktor und CEO über alle organisatorischen und operativen Aktivitäten informiert ist.
• Stellen Sie sicher, dass der Direktor und CEO über alle Aktivitäten auf lokaler, nationaler und globaler Ebene informiert ist, die die Nachhaltigkeit und Bekanntheit des Museums unterstützen könnten.
• Sie fungieren als Hauptprotokollant bei Vorstandssitzungen, Sitzungen des Führungsteams und anderen Besprechungen mit Beteiligung des Direktors und CEO; Sie verfolgen wichtige Maßnahmen und stellen die termingerechte Umsetzung sicher.
• In Abstimmung mit dem Verwaltungsleiter ist dafür zu sorgen, dass Gemeinschaftsräume und Besprechungsräume gut organisiert und instand gehalten werden, um ein professionelles und einladendes Büroumfeld zu fördern.
• Pflegen Sie ein übersichtliches Ablagesystem und führen Sie Aufzeichnungen für das Büro des Direktors und CEO.
• Koordination von Besprechungsräumen, Materialien und sonstiger Logistik für Besprechungen und Veranstaltungen, die vom Büro des Direktors und CEO ausgerichtet werden.

Unterstützung bei der Verbesserung von Büroabläufen und allgemeinen administrativen Aufgaben gemäß den Anweisungen des Direktors und CEO.

 

Wissen, Fähigkeiten und Eigenschaften: 

• Ein Bachelor-Abschluss ist wünschenswert; ein Abschluss in Betriebswirtschaft, Kulturmanagement, Nonprofit-Management oder einem verwandten Bereich ist von Vorteil.
• Mindestens zehn (10) Jahre Berufserfahrung mit zunehmender Verantwortung in leitenden Positionen in der Verwaltung, im operativen Geschäft oder als Stabschef, vorzugsweise in Museen, Kulturinstitutionen oder komplexen gemeinnützigen Organisationen.
• Nachweisliche Expertise in der Leitung eines Führungsbüros und der Optimierung administrativer Abläufe.
• Umfangreiche Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem Kuratorium und im Umgang mit den Prinzipien der Führung von gemeinnützigen Organisationen.
• Hervorragende Organisations-, Planungs- und Projektmanagementfähigkeiten mit akribischer Detailgenauigkeit.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Erstellung anspruchsvoller Korrespondenz, Berichte und Präsentationen für unterschiedliche Zielgruppen.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, ein gutes Verhältnis aufzubauen und effektiv mit Stakeholdern auf allen Ebenen zu kommunizieren.
• Nachweislich die Fähigkeit, Diskretion zu wahren, strikte Vertraulichkeit zu gewährleisten und sensible Informationen mit höchster Integrität und Professionalität zu behandeln.
• Proaktiver Problemlöser mit ausgeprägten analytischen, kritischen Denk- und Entscheidungsfähigkeiten.
• Kenntnisse im Umgang mit Büroverwaltungssoftware, Kalendersystemen, Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP), Datenbankanwendungen und virtuellen Kommunikationsplattformen.
• Geschickt im Umgang mit mehreren komplexen Prioritäten und Fristen in schnelllebigen, anspruchsvollen und dynamischen Umgebungen.
• Bereitschaft und Fähigkeit, bei Bedarf gelegentlich abends und am Wochenende zu arbeiten und einige Aufgaben zu übernehmen.
• Leidenschaft für Kunst und/oder Wissenschaft
• Hervorragende Fähigkeiten im Schreiben, Recherchieren, Organisieren, in der Technologie und im Zeitmanagement.

 

Arbeitsbedingungen/Körperliche Anforderungen:

• Die Tätigkeit findet überwiegend in einem professionellen Büroumfeld statt, wobei ein erheblicher Teil der Arbeitszeit mit Computer- und Kommunikationsgeräten verbracht wird.
• Fähigkeit, über längere Zeiträume an einem Ort zu verharren, sich fortzubewegen, auf Computergeräte zuzugreifen und diese zu bedienen.

• Fähigkeit, gelegentlich bis zu fünfzehn (15) Pfund zu heben und zu bewegen.

• Die Fähigkeit, sich innerhalb der Büros, Galerien, Einrichtungen und Besprechungsräume des Museums zu bewegen, um mit Mitarbeitern, Kuratoren und externen Partnern in Kontakt zu treten.

• Fähigkeit, sich in den zugänglichen öffentlichen und administrativen Bereichen des Museums zurechtzufinden, einschließlich der Benutzung von Aufzügen.

 

Gehalt: 90,000 bis 110,000 US-Dollar jährlich, abhängig von Erfahrung und Fachkenntnissen; inklusive umfassendem Leistungspaket mit Kranken-, Zahn- und Sehversicherung, Lebensversicherung, betrieblicher Altersvorsorge (401k) und großzügigem bezahltem Urlaub

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Das Newark Museum of Art ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund der hohen Anzahl an Bewerbungen nur diejenigen Kandidaten kontaktieren können, deren Qualifikationen den Anforderungen der offenen Stellen entsprechen.