업무 요약 :

행정 비서는 뉴어크 미술관 관장 겸 CEO의 모든 업무에 걸쳐 신뢰할 수 있는 지원을 제공합니다. 이 직책은 포괄적인 행정 지원, 복잡한 일정 관리, 회의 및 이사회 활동 자료 준비, 우선순위 및 후속 조치 사항 추적, 관장실과의 커뮤니케이션 조율 등을 담당합니다. 행정 비서는 중요한 사안을 처리하고, 관장실의 원활하고 효율적인 운영에 필수적인 다양한 업무를 수행하며, 관장 겸 CEO의 모든 활동을 지원합니다.

작업 일정 :

본 직책은 주 5일 사무실 근무가 요구되는 정규직입니다.

책임 :

• 이사 겸 CEO의 일정을 조정하고 관리하며, 여기에는 이사 겸 CEO와 관련된 모든 활동의 회의, 출장 및 물류가 포함됩니다.
• 사무실이 효율적이고 효과적으로 운영될 수 있도록 이사 및 CEO의 업무 우선순위를 관리하고 행정 지원을 제공합니다.
• 이사와 내외부 이해관계자 간의 주요 연락 담당자 역할을 수행하고, 외교적이고 신중하며 전문적인 태도로 서신을 처리합니다.
• 이사 및 CEO에게 회의 및 주요 세부 사항을 강조한 일일 일정을 보내십시오.
• 프로젝트, 약속 및 후속 조치 사항을 추적하여 마감일과 책임 사항이 준수되도록 합니다.
• 회의 및 의사 결정을 지원하기 위해 임원 브리핑 자료, 배경 자료 및 프레젠테이션을 준비합니다.
• 이사 및 CEO를 대신하여 서신, 보고서 및 프레젠테이션을 작성하고 편집합니다.
• 이사 및 CEO와 직원 간의 주요 연락 담당자 역할을 수행하며, 의사소통 및 다음 단계 조정을 지원합니다.
• 이사 및 CEO 사무실의 파일, 기록 및 연락처 목록을 체계적으로 관리합니다.
• 이사 및 CEO의 예산과 지출을 추적하고 관리합니다.
• 경비 보고서 및 환급 요청서를 작성하고 처리합니다.
• 이사 겸 CEO가 주도하는 특별 프로젝트 및 계획을 지원합니다.
• 이사 겸 CEO와 이사회 간의 일정 조율 및 소통을 담당합니다.
• 이사회 및 위원회 회의 자료(의제, 회의록, 관련 문서 포함)의 준비 및 배포를 지원합니다.
• 행정 관리자와 협력하여 이사회 회의, 워크숍 및 위원회 회의의 물류를 관리합니다.
• 회의록을 작성하고 후속 조치를 지원하기 위한 실행 항목을 추적합니다.
• 이사회 기록 및 지배구조 관련 문서를 정확하고 신중하게 관리하십시오.
• 이사진의 약력, 사진, 위원회 명단 등 이사진 관련 기록을 보관합니다.
• 모든 관계를 전문적이고, 사려 깊고, 비밀을 유지하며 관리하십시오.
• 이사 및 CEO가 참여하는 조직 계획 회의를 조율하고, 이사 및 CEO가 모든 조직 및 운영 활동을 인지하도록 지원합니다.
• 관장 및 CEO가 박물관의 지속가능성과 인지도 향상에 도움이 될 수 있는 지역, 국가 및 글로벌 차원의 모든 활동을 인지하고 있도록 하십시오.
• 이사회, 경영진 회의 및 이사 겸 CEO가 참석하는 기타 회의에서 주요 회의록 작성자 역할을 수행하고, 주요 조치 사항을 추적하여 기한 내에 완료되도록 합니다.
• 공용 공간과 회의실이 잘 정리되고 관리되어 전문적이고 쾌적한 사무 환경을 조성할 수 있도록 행정 관리자와 협력하십시오.
• 이사 및 CEO 사무실의 서류 정리 시스템과 기록을 체계적으로 관리합니다.
• 이사 및 CEO 사무실에서 주최하는 회의 및 행사에 필요한 회의 공간, 자료 및 기타 물류를 조율합니다.

이사 및 CEO의 지시에 따라 사무 프로세스 개선 및 일반 행정 업무를 지원합니다.

 

지식, 기술 및 속성: 

• 학사 학위 소지자 우대; 경영학, 예술경영학, 비영리 경영학 또는 관련 분야 전공자 우대.
• 박물관, 문화 기관 또는 복잡한 비영리 단체에서 임원 행정, 운영 또는 비서실장 직책을 맡아 점진적으로 책임 있는 경력을 쌓은 최소 10년 이상의 경력이 있어야 합니다.
• 임원 사무실 관리 및 행정 기능 최적화 분야에서 검증된 전문성을 보유하고 있습니다.
• 이사회와의 원활한 소통 경험과 비영리 단체 운영에 대한 깊은 이해를 보유하고 있습니다.
• 뛰어난 조직력, 기획력, 프로젝트 관리 능력과 꼼꼼한 디테일 감각을 갖추고 있습니다.
• 다양한 청중을 대상으로 수준 높은 서신, 보고서 및 프레젠테이션을 작성하는 것을 포함하여 탁월한 서면 및 구두 의사소통 능력을 갖추고 있습니다.
• 뛰어난 대인관계 능력을 바탕으로 모든 계층의 이해관계자들과 좋은 관계를 형성하고 효과적으로 소통할 수 있습니다.
• 신중한 판단력을 발휘하고, 엄격한 기밀을 유지하며, 민감한 정보를 최대한의 성실성과 전문성을 가지고 처리할 수 있는 능력을 입증했습니다.
• 분석력, 비판적 사고력, 의사결정 능력이 뛰어난 적극적인 문제 해결사입니다.
• 사무 관리 소프트웨어, 일정 관리 시스템, 전사적 자원 관리(ERP) 시스템, 데이터베이스 애플리케이션 및 가상 커뮤니케이션 플랫폼에 대한 숙련도.
• 급변하는 환경에서 여러 복잡한 우선순위와 마감일을 효과적으로 관리하는 데 능숙합니다.
• 필요에 따라 저녁이나 주말에도 근무하고 일부 업무를 수행할 의지와 능력이 있어야 합니다.
• 예술 및/또는 과학에 대한 열정
• 뛰어난 글쓰기, 연구, 조직, 기술 및 시간 관리 능력.

 

근무 조건/신체적 요구 사항:

• 주로 전문적인 사무 환경에서 수행되며, 컴퓨터 및 통신 기기를 사용하는 데 상당한 시간을 할애합니다.
• 장시간 한 자리에 앉아 있을 수 있고, 이동하며, 컴퓨터 장비를 사용하고 조작할 수 있는 능력.

• 최대 15파운드(약 6.8kg)까지 가끔씩 들어 올리고 옮길 수 있는 능력.

• 박물관의 사무실, 전시실, 시설 및 회의 공간을 자유롭게 이동하며 직원, 이사 및 외부 파트너와 소통할 수 있는 능력.

• 박물관의 접근 가능한 공공 및 관리 구역을 이동할 수 있는 능력(엘리베이터 사용 포함).

 

봉급: 연봉은 경력과 전문성에 따라 $90,000~$110,000이며, 의료보험, 치과보험, 시력보험, 생명보험, 연금, 401K 퇴직연금, 넉넉한 유급휴가 등 종합적인 복리후생 혜택이 제공됩니다.

---

 

뉴어크 미술관은 기회균등 고용 기관입니다. 지원자가 많아 자격 요건을 충족하는 지원자에게만 연락드릴 수 있음을 알려드립니다.